De una consulta dispersa a un siguiente paso visible
Si las consultas de propietarios se reparten entre correos, hojas y mensajes, puede resultar difícil saber quién debe responder o qué presupuesto sigue pendiente. Este proyecto organiza ese recorrido en un programa de seguimiento comercial, también llamado CRM. Nuestro equipo define contigo las etapas y configura el alcance técnico que se haya comprobado y presupuestado.
El resultado es un circuito que tu equipo pueda utilizar: consulta recibida, información pendiente, propuesta enviada y decisión. Tú eliges las etapas que tienen sentido para tus servicios; no imponemos un proceso de venta complejo a una empresa que necesita empezar con pocas acciones claras.
Una ficha útil para cada oportunidad
Primero acordamos qué necesitas conocer para preparar una conversación. Un propietario con tres inmuebles puede tener una sola ficha de contacto y varias oportunidades distintas. Definimos esa relación para evitar duplicados y para que el equipo no mezcle viviendas ni propuestas.
- Persona de contacto, municipio y tipo de necesidad.
- Vivienda o cartera a la que corresponde la consulta.
- Origen de entrada y fecha del último contacto.
- Responsable y próxima tarea acordada.
- Estado de la propuesta y motivo de cierre.
La ficha no tiene que recoger datos de viajeros ni documentación completa del inmueble. El archivo documental puede resolverse por otra vía, con sus propios permisos.
Conectar el formulario y comprobar la entrada
Revisamos la web, el programa elegido y el plan contratado antes de proponer una conexión. La documentación de formularios de Zoho CRM explica la captura de datos, asignación y pruebas. Es una referencia de funcionamiento; confirmamos qué ofrece realmente tu cuenta y si encaja con la web.
El alcance puede incluir un formulario, correspondencia de campos y aviso al responsable. Probamos una consulta ficticia y verificamos que llega al lugar previsto. Cualquier respuesta automática se redacta y aprueba antes de activarla. No se incorporan campañas ni listas de contactos externos por defecto.
Vistas y tareas que el equipo pueda mantener
Configuramos las vistas necesarias para localizar consultas sin responder, propuestas abiertas y acciones previstas. Las reglas automáticas se limitan a las que puedas explicar y supervisar. Un recordatorio ayuda a organizar el trabajo; no sustituye la decisión comercial ni asegura que el propietario contrate.
La sesión de entrega recorre ejemplos completos: crear una oportunidad, asignarla, registrar una respuesta y cerrarla. Entregamos una guía con campos, etapas, roles y ajustes aplicados. También queda identificado quién puede modificar la configuración y cómo se retira el acceso de una persona que deja el equipo.
Qué recibes y cómo se presupuesta
La propuesta concreta proceso, plataforma, usuarios, formularios, reglas, pruebas y formación. El coste depende de esa configuración y de si existen datos que deban trasladarse. Licencias y servicios del proveedor se separan de nuestros honorarios; una migración extensa se estudia como trabajo propio.
La cuenta permanece bajo el control de tu empresa. Este encargo prepara la herramienta; las llamadas, respuestas, decisiones y seguimiento comercial los realiza tu equipo. El mantenimiento posterior puede contratarse con tareas definidas, sin una obligación implícita de soporte ilimitado.
Qué contarnos para empezar
Indica cuántas personas reciben consultas, por qué canales llegan y cómo registráis hoy una propuesta. Puedes describir un caso ficticio desde la primera pregunta hasta la contratación. No envíes contraseñas ni una base de datos para solicitar presupuesto.
Si todavía necesitas una web que explique los servicios de la gestora, podemos coordinar el proyecto con la web de captación de propietarios. El diseño público y el sistema de seguimiento tendrán entregables diferenciados para que sepas qué contratas en cada parte.
Fuentes consultadas el 24 de septiembre de 2026. Revisamos la situación concreta antes de aceptar el encargo.