Prepara y presenta los libros de tu sociedad con un expediente ordenado

Un trámite distinto de llevar la contabilidad

La contabilidad recoge las operaciones de la sociedad; la legalización de libros tiene su propio expediente registral. Puedes encargar este trabajo aunque los registros los haya preparado tu equipo u otro asesor, siempre que dispongamos de la información y las autorizaciones necesarias.

Identificamos sociedad, ejercicio y clases de libros que se van a presentar. El artículo 18 de la Ley 14/2013 regula su legalización telemática. La fecha de cierre y los antecedentes concretos se revisan antes de confirmar el calendario del encargo.

Qué necesitamos recibir de la sociedad

Partimos de libros cumplimentados y de una relación clara de lo que quieres tramitar. La documentación se concreta según el caso:

• Identificación de la sociedad, domicilio y datos registrales.
• Ejercicio o período al que corresponde cada libro.
• Archivos definitivos y persona que confirma su contenido.
• Antecedentes de legalización y numeración disponibles.
• Datos y autorización necesarios para la presentación.

Si se incluyen libros de actas o de socios, sus datos deben proceder de la documentación societaria. No completamos acuerdos inexistentes ni damos por celebradas reuniones para generar un archivo.

Cómo preparamos la presentación

Comprobamos la correspondencia entre los datos de la sociedad, los períodos y los archivos recibidos. Preparamos el conjunto electrónico conforme al procedimiento aplicable y revisamos las validaciones técnicas antes del envío. Las dudas sobre contenido o antecedentes se devuelven al interlocutor para aclararlas.

Cuando los archivos estén definidos y exista autorización suficiente, realizamos la presentación contratada en el Registro Mercantil correspondiente. Si los documentos requieren reconstrucción contable o correcciones de fondo, se concreta primero ese trabajo. La preparación técnica del envío no equivale a una auditoría de los libros.

Qué recibirás y cómo se tratan las incidencias

La entrega incluye copia de los archivos presentados y el justificante del envío realizado. También acordamos la consulta del resultado de ese expediente y la entrega de la certificación de legalización cuando el Registro la emita. Un acuse de presentación no se describe como una legalización ya practicada.

Si aparecen defectos, te trasladamos qué se solicita y qué documentos hacen falta. El presupuesto indicará el tratamiento de las subsanaciones; una reconstrucción de libros o una cuestión societaria nueva puede requerir otro alcance. El resultado depende de la calificación registral y del expediente aportado.

Cómo se coordina con el resto del ejercicio

Si todavía faltan registros, puede ser necesario comenzar por la contabilidad de la sociedad o el cierre contable. Así se evita presentar una versión que el equipo aún está modificando.

El depósito de cuentas anuales es otro trámite, con documentos y actuaciones propios. Contratar la legalización no incluye automáticamente ese depósito, la declaración del Impuesto sobre Sociedades ni una supervisión permanente de las obligaciones de la empresa.

Honorarios y costes definidos antes de tramitar

Nuestro gestor administrativo colegiado presta y factura este servicio administrativo. Para presupuestarlo necesitamos saber qué sociedad, ejercicio y libros intervienen, si ya están preparados y si existen incidencias anteriores. Los honorarios se distinguen de los aranceles y otros costes externos que correspondan.

Indica cualquier fecha relevante y el estado real de los archivos. La propuesta detallará las fases aceptadas, las entregas y lo que debe aportar tu empresa. Si necesitas varios ejercicios, estudiaremos cada expediente sin prometer una regularización automática ni un plazo idéntico para todos.