Cambia de asesoría con los archivos, saldos y tareas identificados

Una entrega documental con principio y final

Al cambiar de asesoría, recibir una carpeta llena de archivos no permite saber qué período está registrado, qué modelos se han presentado o quién atenderá la siguiente tarea. Este servicio organiza la documentación disponible y prepara un relevo concreto entre los interlocutores autorizados por tu sociedad.

Podemos estudiar el encargo aunque la contabilidad posterior la lleve otro profesional. El producto es un expediente de traspaso con fecha de referencia, archivos recibidos y pendientes reconocibles; no una contratación automática de la contabilidad futura ni una revisión completa del trabajo anterior.

Acordar el corte y quién entrega cada cosa

Antes de pedir archivos, identificamos a la sociedad, la asesoría de origen, la de destino y la persona que autoriza la coordinación. Se acuerda una fecha de corte documental y se distingue de las fechas de inicio o fin de los servicios profesionales.

Preparamos una relación de tareas comunicadas: último período registrado, declaraciones realizadas, trabajos en preparación y actuaciones pendientes. Cada responsable debe confirmar lo que asume. Si una presentación está próxima, no se da por cubierta únicamente porque la carpeta haya cambiado de destinatario.

Una lista adaptada a la contabilidad de alojamientos

La petición documental se limita al alcance del relevo y a los ejercicios acordados. Puede comprender:

• Diario, mayores, balances y saldos de apertura disponibles.
• Facturas y justificantes asociados a los períodos incluidos.
• Extractos, conciliaciones y liquidaciones de plataformas.
• Relaciones de activos, amortizaciones, préstamos y partidas abiertas.
• Declaraciones presentadas con sus justificantes.
• Cuentas anuales, libros y constancias registrales disponibles.
• Listado de incidencias y consultas todavía sin resolver.

Se anota qué falta, quién puede aportarlo y en qué formato se ha recibido. No se certifica como completo un archivo al que faltan documentos identificados.

Comprobar que la entrega se puede utilizar

Revisamos que los archivos puedan abrirse, estén identificados por sociedad y período y permitan reconocer los saldos de referencia. Cuando existan exportaciones del programa de origen, contrastamos con el destinatario qué formato puede utilizar. Importar datos o adaptar sistemas requiere concretar su viabilidad y presupuesto.

Por ejemplo, un balance en PDF y una exportación del diario pueden corresponder a versiones distintas. Señalamos esa diferencia para que los responsables confirmen cuál debe usarse. Una discrepancia detectada no implica rehacer todos los registros ni emitir un juicio sobre la actuación de la asesoría anterior.

Conservar documentos y delimitar los accesos

La entrega se realiza por el canal y a los destinatarios acordados con la sociedad. No pedimos trasladar contraseñas personales entre asesorías. Las autorizaciones o accesos que deban cambiar se relacionan para que su titular gestione la modificación correspondiente.

El Código de Comercio contempla la conservación ordenada de los documentos empresariales. El relevo no se utiliza como motivo para eliminar originales o justificantes. El expediente identifica las copias entregadas, la confirmación de recepción y los asuntos que siguen pendientes, sin incluir custodia indefinida por defecto.

Una propuesta ajustada al estado de los archivos

Nuestro gestor administrativo colegiado presta y factura el servicio administrativo. Los honorarios dependen de los ejercicios, volumen, formatos, interlocutores y nivel de organización inicial. La cooperación y disponibilidad de las otras partes se comprueban antes de confirmar el calendario.

Cuéntanos qué sociedad cambia de asesoría y cuándo necesitas continuar el trabajo. Si además quieres contratar contabilidad periódica o un cierre contable, se especificará por separado. El relevo tampoco incluye vigilar notificaciones oficiales ni resolver disputas contractuales entre la sociedad y sus asesores.